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陈春花:如何开一个高效的工作会议?

时间:2020-05-18 10:15:00来源:春暖花开作者:中国MBA网点击:

陈春花:如何开一个高效的工作会议?

导读:管理者最喜欢开会,但是开会只能意味着你比较忙碌,不能意味着开会是有价值的。如果开会不能产生价值,它就没有意义, 我称之为“虚假繁忙”。会议工作的方法是一个很普通的技能,但是很多人不太会。本文给大家简单介绍怎么把一个会开好。
 
 
01 会议必须解决问题
 
一定要明确,会议不是拿来讨论问题的,会议必须拿来解决问题。
 
如果你有了解决方案,希望大家表达意见可以开,方案确定以后要通知大家也可以开,除此之外不需要开会。开会是达成共识,而不是讨论问题,因为开会讨论问题不会有结果。
 
因此,会议必须要有一个很明确的主题,而且所有围绕这个主题的资料要提前准备,没有准备的会议就不要开,这是一个非常明确的要求。
 
如果这个方法论不做好的话,公司的整个效率都会低下。会议的工作方法决定公司两件事情,一个是效率,一个是品质。工作效率和工作品质就由会议方法论决定,一定不要小看这个会议的方法论。
 
 
02 会议由项目负责人主持
 
开会谁来做主持人?一般来说解决问题的负责人来做主持人,因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。如果不是对这个问题负责的人来主持,他就按流程把会议主持完,但是他绝对不关心会议的结果。这在方法论上是一个极大的错误。
 
很多公司开会很喜欢让老板来主持,我建议除了战略会之外,老板都不要主持,因为只有战略会是老板的责任,其他会都是别人的责任,应该让别人去做。比如说产品会、经营会,其实都不需要老板主持,就应该是那个主负责人去主持。
 
 
03 明确4个时间
 
会议的所有时间要约定下来,这包括4个时间:
 
1.开始和结束的时间。
 
2.发言的时间。
 
3.与会者决议达成共识的时间。
 
4.行动方案确认的时间。我最怕大家开工作会议就是只出一个决定,这样远远不够,一定要把行动方案也确定下来,就是做什么不做什么,都要确定下来。
 
还有一个特别请大家注意的,一个有效的会议建议不要超过30分钟,最长就是40分钟。很多公司最喜欢开的都是几个小时的会,只有什么时候开那么长的会议?一个是战略会议,战略会议一般会封闭两三天,另一个就是半年度会议或者是年度会议。除此之外,日常会议都不要超过40分钟。
 
为什么要这么短?两个原因,第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位,开得越长,公司的成本越高。第二个原因就是解决问题的会议跟时间长度没关系,跟前期准备有关系。前期准备得越充分,会议效率就会越高,所以日常会议一定要短。
 
 
04 开会的核心是谈行动方案
 
开会的目的是要解决具体问题,因此,开会的核心主要是谈行动方案,不是谈观点,也不是谈问题。
 
 
05 会议要得出结论
 
会议开完了,一定要下结论。如果议而不决,甚至经常无法把会议进行下去,经常跑题,经常争论并坚持各自的见解,恐怕就无法进行有效的决策了。我建议大家调整成这个样子:日常会议开完,大家都清楚要做什么,然后就去做了。
 
 
06 关于顾客价值的会议
 
当我与企业的管理者在一起的时候,我总是建议他们可以做一件事,在公司中开三组会议:
 
第一组,和核心管理层开会,回答我们公司创造的顾客价值是什么?
 
第二组,和做产品研发的人开会,问他们,做产品研发时,你觉得公司的顾客价值是什么?
 
第三组,和销售人员开会,问他们在做市场时怎么介绍我们公司创造的顾客价值?
 
为什么要开这三组会?因为我们在经营中比较容易犯的一个错误,就是整个公司传递的顾客价值不一致。决策层认为公司最核心的价值是这个,研发人员在设计产品时对核心价值的理解是另外一个,销售人员传出去的核心价值又是完全不一样的。
 
我做过300家企业的调研,发现顾客价值在内部传递都有非常大的偏差,更别提到消费端了。当这个偏差非常大时,内部的损耗就会非常大,在经营上就会出很大的问题。
 
很多公司都没有关于整个公司价值讨论的会议,几乎全部开的是管理会议,开会讨论最多的是:预算有没有完成?完不成的原因是什么?下个月打算做什么?做到的原因是什么?下个月再开会分析做不到的原因是什么,就这样一直开到 12 月。这其实就是损耗,对经营没有任何帮助。
 
因此我建议公司应该先开这三组关于顾客价值的会议,开这次会要让全公司上下对于顾客价值的认知保持一致,如果对顾客价值的认知不保持一致,企业的损耗就会非常厉害。(本文完)