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MBA管理:CIO如何监管员工滥用网络

时间:2012-02-01 15:01:40来源:中国MBA网作者:中国MBA网点击:

作为企业IT技术官、网络主管,中小型企业的CIO一项主要工作任务,就是从事网络的维护管理,管理公司内部数量众多的硬件和网络设备,并对员工上网行为进行有效的管理控制和引导,使员工上网行为朝着有利于企业大方向发展。

  
  作为企业IT技术官、网络主管,中小型企业的CIO一项主要工作任务,就是从事网络的维护管理,管理公司内部数量众多的硬件和网络设备,并对员工上网行为进行有效的管理控制和引导,使员工上网行为朝着有利于企业大方向发展。
  员工迷恋“网事”,企业损失或不可低估
  据全球著名网络安全方案供应商Websence发布的“全球网络安全调查”数据显示:20个国家和地区内有83%的受访员工表示在办公时间内浏览与工作无关的网站,而中国员工每周相比,多花7.6小时来浏览娱乐、新闻、使用IM、玩游戏、P2P或流动媒体。
  概括目前国内企业员工的非工作上网行为,可为分为四大类行为,一类是获取与工作无关的资讯活动,如浏览新闻、看小说、看图片和明星靓照,沉迷收看(听)视频和音频等;二类是从网络上下载与工作内容无关的数据流,如下载音乐、电影、程序及其他文字资料等;三类是从事获取个人收益的活动,如网上购物、炒股、兼职、发布广告等活动,四类是进行虚拟世界的沟通活动,如上网聊天、种菜、BBS论坛、撰写博客、收发私人邮件等活动。
  不可否认,员工非工作上网行为、对网络的滥用将会给企业带来了成本的增加、效益的流失甚至引来灾难性的后果。据中科院一项调查显示:如果一个员工的月薪是4500元,其薪水平均每小时约是20元,而他(她)每天若只拿出1小时的时间进行聊天、网购、炒股等“网事”,那这个员工每年就将给企业带来近6000元的损失,而对于员工在500人左右的企业,在一年中因为网络滥用带来的无端的成本增加、效益流失将高达300万元!细算,损失也惊人。
  其实,这些只是直接看得到的成本,不包括非工作上网行为所带来无形的效益损失成本,如造成公司管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生,以及对公司团队精神造成的不良影响如纪律松散、组织效率低下、文化萧条等。
  另外,员工工作时间滥用网络行为,不但会造成带宽紧张,影响到整个企业的运营,也可能随之给企业带来的严重信息安全隐患,受到病毒、黑客攻击,可能导致整个企业内部网络瘫痪,甚至导致文件、机密的损坏、丢失和泄露,等等。
  这些将使企业面临预想不到的重大经济损失。
  员工滥用网络行为,CIO如何配合监管?
  可以说,如今对于企业而言,网络化办公、无纸化办公已经成为经营管理工作中不可缺少、便捷高效的工具,但是面对目前越来越多、日益普遍的非工作上网行为、员工沉迷于网络的现象,网络无疑也是一把棘手的双刃剑,令企业管理者和CIO深感头痛,也给企业带来较大的管理难题、负面影响。
  因此面对员工沉迷网络、滥用网络的难题,CIO如何配合企业行政管理部门,对员工上网行为进行有效的管理和控制,使员工上网行为朝着提高企业工作效率、改善工作管理、创建一个和谐向上的管理团队的大方向发展,这已是时下企业管理当务之急了。有以下几个对策,CIO不妨一试。
  办法一:设置专门上网的电脑
  对于大部分员工工作不需要上网的企业来说,CIO可建议企业,以人性化管理为本,
  可设置若干可以上网的公共电脑,以给有时有要事急需上网的员工使用,同时限定时间。这些电脑应装有防病毒软件,保护整个局域网安全。员工在上网时,最好有网络管理员在旁边监督。
  办法二:合理安排上网时间
  CIO可制定网络使用作息时间,将上网时段分为上班和下班两个时段,将资源在部分时间开放。在上班时间内,根据不同的部门只开放工作允许的网络资源,在企业关键的网络业务高峰时段,则限制部分员工上网或禁止使用某些网络;下班时间,允许员工1-2小时上网,让员工在紧张的工作之余舒缓、调解一下紧绷的神经,保持员工活力。
  办法三:因人而设上网权限
  为防止网络滥用、保护企业机密,CIO应因人而异制定相关条例,对不同岗位设置不同权限。如市场部人员只允许通过公司邮件服务器收发EMAIL,所有邮件内容和附件要被记录;商务部门被允许在任何时段上QQ、MSN,并收发EMALL,但所有日志及内容被记录;研发人员被允许上技术网站,并禁止使用QQ、MSN;部门经理以上中层干部被允许为拥有所有权限。
  办法四:应用上网管理系统适度管控
  对员工上网行为进行有效监控和管理,CIO需要借助先进的网络行为管理系统软件和设备去支持,以保持一定的心理威慑。
  ①制定带宽分配策略,为员工网络应用设定带宽的上限和下限值,杜绝无限制的使用
  带宽资源;②制定WEB过滤策略,禁止在上班时间访问与工作无关、含有不良信息以及存
  在安全隐患的网页;③制定IM软件使用策略,限制员工在上班时间通过IM软件聊天、传输
  文件、共享视频等;④制定P2P下载策略,限制使用强占网络资源的下载软件,或为这些软
  件设定下载及上传的带宽值,如BT、迅雷等;⑤制定外发信息监控策略,对通过Email、
  BBS、MSN等途径外发的信息进行审计过滤;⑥制定网络游戏封堵策略,限制上班时间玩网络游戏,阻止员工沉迷于网络。
  办法五:制定规范有效的上网管理制度
  行为规范制度建设的滞后是员工沉迷网络的重要原因,面对日益泛滥的员工非工作上网行为,从制度制定和执行上进行控制是必要的。CIO应联合企业人事部门,对员工非工作上网行为的性质、类型、严重程度、奖惩标准进行明确的界定,制定管理条例,做到有章可依有令可处,并加以宣传教育,从思想意识规范员工上网行为,能从制度上有效地减少员工非工作上网行为。
  日本本田公司为了对付烦人的员工沉迷网事,制定明确条文,并事前公开告知,白纸黑字发出明文访问规定,网上该做什么,不该做什么,如不可游览图片、看小说,不可上网聊天、玩游戏等,不可网上交易、BBS等,让员工有心理准备,从而避免进一步激化劳工矛盾。
  办法六:上网行为列入员工绩效考核
  当个别员工沉迷于网络实在难于自拔时,就须作出相应的处罚。CIO可借助网络行为管理系统软件中的上网报表管理模块功能,对企业内部的上网行为进行审计、分析,以便制定更为合理的上网行为管理办法,比如当前国内知名的上网行为监控系统——聚生网管(官方网站),可以对员工的上网行为,如P2P下载、网页视频、浏览股票网站、玩网游等行为进行全面的监控,同时还可以将这些监控信息完整地记录下来,从而便于网管人员的审核。CIO每月应令IT部门对严重滥用网络行为、明显违反公司网络制度的个别员工保留、统计上网记录,并列出上网、聊天等前几名的人员,分析其网络活动内容,提供给人事部门内部进行考评。最终企业人事部门对于严重违反制度者采取指导、教育、经济处罚、行政处分。
  办法七:优化激励分配体系
  员工非工作上网行为一个重大的内部动力就是追求自身利益的最大化,当员工认为上班的正当收益低于社会平均水平,甚至低于非工作上网所获得的收益时,非工作上网行为就愈发严重,反之,则减少。非工作上网行为严重的企业多是效益不佳、分配不公、奖惩不良。因此要扭转不良的上网行为,CIO可建议领导层优化企业激励分配体系。要从薪酬制定依据、薪酬水平、奖金形式等方面进行最优设计、合理分配,体现“按能取酬,多劳多得”的公平向上原则,薪酬多向能力强、表现好、贡献大的员工倾斜。
  办法八:加强开展心理辅导
  针对一些员工深度沉迷网络而出现的心理问题、思想障碍,在进行有效监管同时,CIO有必要建议企业引进心理辅导机制,将心理学的理论、方法和技术应用到企业管理活动之中,建立心理交流机制,以更好解决员工上网的动机、心态、情商、意志、潜能及心理素质等一系列心理问题,处理好员工的消极情绪,调适员工的心态,疏导员工不必要的心理负担,让员工树立健康心智模式,全身心重新投入到工作中。目前,在世界500强中有80%的企业为员工提供了心理援助计划(EAP)。